Co to jest rejestracja czasu pracy oraz czym jest ewidencja czasu pracy?

Rejestracja czasu pracy obejmuje nowoczesne rozwiązania, które mają na celu skuteczne rozliczenie pracownika z przepracowanego czasu. Zgodnie z art. 149 Kodeksu pracy, pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika w celu prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Rejestracja czasu pracy stanowi więc integralną część wszystkich czynności związanych z ewidencją czasu pracy zatrudnionego.

Czy rejestracja czasu pracy i ewidencja czasu pracy jest obowiązkowa?

Zgodnie z przepisami prawa pracy każdy pracodawca ma obowiązek prowadzić rejestr czasu pracy swoich pracowników. Ten obowiązek dotyczy każdego pracodawcy bez względu na liczbę osób, które zatrudnia, a także rodzaju zawartej umowy z pracownikiem.

Zgodnie z paragrafem 2 art. 149 Kodeksu pracy, pracodawca nie musi ewidencjonować czasu pracy pracowników w przypadku, kiedy:

• pracownicy objęci są systemem zadaniowego czasu pracy,
• pracownicy zarządzają w imieniu pracodawcy zakładem pracy,
• pracownicy otrzymują ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.

Prowadzenie ograniczonej ewidencji nie zwalnia pracodawcy z pozostałych wymogów związanych z jej prowadzeniem. Pomimo, stosowania z powyższego uproszczenia, pracodawca w dalszym ciągu jest zobowiązany do wykazywania: 

• dni wolne, ze wskazaniem tytułu ich udzielenia; 
• rodzaj i wymiar zwolnień od pracy; 
• rodzaj i wymiar innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy i wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy. 

Papierowa oraz elektroniczna forma prowadzenia ewidencji czasu pracy

Pracodawca może wybrać jedną z dwóch form prowadzenia ewidencji czasu pracy: papierową lub elektroniczną. Niezależnie od wybranej formy, pracodawca musi zapewnić odpowiednie warunki, aby zabezpieczyć ewidencję przed zniszczeniem, uszkodzeniem, utratą oraz dostępem osób nieupoważnionych. W przypadku ewidencji elektronicznej, musi ona spełniać wymagania określone w rozdziałach 3 i 4 rozporządzenia.

Okres przechowania ewidencji czasu pracy

Ewidencję czasu pracy pracodawca ma obowiązek przechowywać przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że przepisy odrębne przewidują dłuższy okres przechowywania (art. 94 pkt 9b kp).

Pracodawca, który nie prowadzi ewidencji czasu pracy, dopuszcza się wykroczenia przeciwko prawom pracownika (art. 281 pkt 6 kp) sankcjonowanego karą grzywny od 1000 do 30 000 zł.

Przeczytaj nasz artykuł dotyczący pełnomocnictwa UPL-1