1. Wypowiedzenie umowy ze starym biurem rachunkowym i podpisanie nowej umowy

Przed podjęciem decyzji o zmianie biura rachunkowego, upewnij się, że nowa firma spełnia Twoje wymagania. Po znalezieniu odpowiedniego biura, sprawdź okres wypowiedzenia umowy z obecnym partnerem biznesowym, który zazwyczaj wynosi 1-3 miesiące. Następnie, uzgodnij termin przeniesienia księgowości z nowym biurem i wypowiedz umowę z obecnym.

2. Odwołanie pełnomocnictw i aktualizacja danych w Urzędzie Skarbowym

Jeśli w trakcie współpracy z obecnym biurem rachunkowym udzieliłeś pełnomocnictwa do reprezentowania Twojej firmy, musisz je odwołać. Zmianę biura rachunkowego zgłasza się przez formularz CEIDG-1, informując urząd o nowym sposobie prowadzenia księgowości i miejscu przechowywania dokumentów. Nowe biuro rachunkowe może dokonać tej zmiany w Twoim imieniu, jeśli udzielisz mu pełnomocnictwa. Upewnij się, że nowe biuro zaoferuje Ci pomoc w tym procesie.

Aby dowiedzieć się, jak złożyć pełnomocnictwo UPL-1, zapoznaj się z naszym artykułem TUTAJ.

3. Odbiór dokumentacji i przekazanie jej do nowego biura rachunkowego

Po zakończeniu współpracy z poprzednim biurem rachunkowym, umów się na odbiór kompletu dokumentów. Powinny one zawierać oryginalne faktury, rachunki, potwierdzenia zapłaty, umowy, wyciągi bankowe i inne powierzone materiały. Omów tę sprawę z nową firmą świadczącą usługi księgowe.

Nowe biuro rachunkowe powinno zweryfikować pełność dokumentacji, która powinna zawierać m.in.: księgi podatkowe (KPiR) z całego okresu rozliczanego przez poprzednie biuro, rejestry VAT zakupów i sprzedaży, ewidencje środków trwałych, wartości niematerialnych i wyposażenia, deklaracje rozliczeniowe ZUS, deklaracje podatkowe i potwierdzenia ich wysłania, dokumentację kadrowo-płacową, pliki JPK i potwierdzenia ich wysłania oraz inne przekazane dokumenty.