KSeF od lutego 2026 – strach czy szansa dla franczyzobiorców Żabki? KSeF dla franczyzobiorcy sklepu Żabka

O Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) mówi się coraz więcej. Im bliżej daty jego obowiązkowego wdrożenia, tym więcej pojawia się pytań, obaw i nieporozumień. Część przedsiębiorców liczy, że dzięki KSeF księgowość stanie się tańsza i prostsza. Inni z kolei obawiają się kar i dodatkowych obowiązków.
Prawda – jak zwykle – leży pośrodku. KSeF faktycznie zrewolucjonizuje sposób wystawiania i obiegu faktur, ale nie oznacza to mniej pracy ani dla biur rachunkowych, ani dla franczyzobiorców Żabki. Oznacza raczej nowy model współpracy i większą kontrolę nad danymi.

Czym właściwie jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur to system teleinformatyczny Ministerstwa Finansów, w którym przedsiębiorcy będą wystawiać i odbierać faktury w ustrukturyzowanym formacie XML.
Każda faktura po wysłaniu otrzymuje unikalny numer i trafia bezpośrednio do państwowej bazy danych.

W teorii brzmi to prosto i nowocześnie – faktury nie trzeba już drukować, wysyłać mailem ani przechowywać w segregatorze.
W praktyce jednak wdrożenie KSeF oznacza konieczność przebudowania procesów księgowych, wdrożenia integracji oraz nadania odpowiednich uprawnień.

Co się zmieni dla franczyzobiorcy Żabki?

🔸 Obowiązek od 2026 roku, ale z rokiem przejściowym

Zgodnie z przepisami, od 1 lutego 2026 r. wszystkie firmy będą zobowiązane do wystawiania faktur przez KSeF.
Przez cały 2026 rok obowiązywać będzie jednak okres przejściowy – brak faktury w systemie nie będzie jeszcze karany.
W praktyce oznacza to, że Żabka jako sieć może wdrożyć KSeF z opóźnieniem, a franczyzobiorcy przez pewien czas będą funkcjonować w systemie mieszanym – część faktur w KSeF, część w PDF lub papierowo.

🔸 Faktury zakupowe – system hybrydowy

W sklepach Żabki pojawia się wiele faktur spoza samej sieci – m.in. od Fiserv Polska, hurtowni, dostawców lokalnych, firm serwisowych czy leasingodawców.
W pierwszych miesiącach działania KSeF można się spodziewać, że tylko część z nich będzie wystawiana przez system, a pozostałe w tradycyjnej formie.
Biuro rachunkowe będzie musiało na bieżąco uzgadniać, które dokumenty wpłynęły z KSeF, a które przekazał franczyzobiorca.

🔸 Kasy fiskalne zostają poza KSeF

Kasy fiskalne w sklepach Żabki nie są częścią KSeF.
Raporty dobowe, miesięczne i sprzedaż paragonowa pozostaną w dotychczasowym obiegu.
Oznacza to, że księgowość będzie musiała łączyć dane z KSeF z danymi z kas fiskalnych i raportów sprzedaży – a więc pracy uzgodnieniowej wcale nie ubędzie.

🔸 Faktury sprzedażowe – wciąż otwarte pytanie

Nie wiadomo jeszcze, czy Żabka wdroży centralny system, który automatycznie wystawiałby i przesyłał faktury sprzedaży franczyzobiorców do KSeF (np. z raportu należności).
Jeśli nie, każdy przedsiębiorca będzie musiał robić to sam – we współpracy z biurem rachunkowym lub przy użyciu innego narzędzia.
To z kolei rodzi pytanie o integrację i odpowiedzialność za poprawność danych.

Dlaczego KSeF nie oznacza tańszej księgowości?

Wielu przedsiębiorców sądzi, że skoro faktury będą trafiały automatycznie do systemu, biura rachunkowe będą miały mniej pracy, więc ceny spadną.
To mit.

Księgowość nie polega wyłącznie na „wklepaniu” faktury, ale na analizie i kontroli danych: przypisaniu ich do odpowiednich rejestrów, rozliczeniu VAT, PIT, ZUS i przygotowaniu plików JPK.
KSeF zmienia sposób przekazywania dokumentów, ale nie usuwa obowiązków księgowych. Wręcz przeciwnie – biura będą musiały:

• wdrożyć nowe integracje i API z systemami księgowymi,
• przeszkolić pracowników z obsługi KSeF,
• nadzorować tokeny i uprawnienia klientów,
• reagować na błędy i odrzucenia plików przez system Ministerstwa Finansów.

W praktyce oznacza to więcej pracy kontrolnej i technicznej, a nie mniej.
Dlatego KSeF nie przyniesie spadku cen usług księgowych – raczej podniesie ich jakość i wymusi jeszcze większą cyfryzację branży.

Co grozi za brak wdrożenia KSeF?

Od lutego 2026 roku faktury poza KSeF będą jeszcze dopuszczalne, ale po zakończeniu okresu przejściowego – od 1 stycznia 2027 r. – brak wystawienia faktury w systemie może być traktowany jako naruszenie obowiązków ewidencyjnych.
Wówczas przedsiębiorcy mogą zostać ukarani sankcją sięgającą nawet 100% wartości podatku VAT z danej faktury.

Dlatego 2026 rok warto potraktować nie jako czas zwłoki, lecz okres testów i przygotowań.

Jak biuro księgowe może pomóc franczyzobiorcy?

Profesjonalne biuro rachunkowe nie ogranicza się do samego księgowania dokumentów. W kontekście KSeF jego rola staje się wręcz kluczowa.
W praktyce oznacza to:

• konfigurację tokenów i uprawnień w systemie,
• testowe pobieranie i uzgadnianie faktur z systemem Żabki,
• monitorowanie błędów i komunikatów zwrotnych z KSeF,
• doradztwo w zakresie obiegu dokumentów między franczyzobiorcą a księgowością.

Dzięki temu franczyzobiorca może skupić się na prowadzeniu sklepu, mając pewność, że jego dokumentacja jest zgodna z przepisami i bezpieczna.

Jak się przygotować już teraz?

Choć do lutego 2026 roku pozostało jeszcze trochę czasu, warto rozpocząć przygotowania jak najwcześniej.
Już teraz warto:

• skontaktować się z biurem rachunkowym w celu nadania uprawnień,
• zaplanować testowe wystawienie faktur w KSeF w drugiej połowie 2025 roku – szczególnie, jeśli prowadzisz także inną działalność poza Żabką.

Księgowość dla Żabek – gotowi na KSeF

W Księgowości dla Żabek od wielu miesięcy przygotowujemy się do wejścia KSeF.
Testujemy integracje, analizujemy komunikaty zwrotne systemu, tworzymy własne narzędzia do uzgadniania danych z plikami JPK i szkolimy zespół z nowych procedur.

Naszym celem jest, aby franczyzobiorcy Żabki przeszli przez nadchodzące zmiany bez stresu, chaosu i ryzyka błędów.
Wierzymy, że KSeF nie jest zagrożeniem, lecz kolejnym krokiem w stronę nowoczesnej, zautomatyzowanej księgowości.
A dobrze przygotowane biuro rachunkowe – takie jak nasze – może sprawić, że ta zmiana stanie się po prostu naturalnym etapem rozwoju biznesu.