Prowadzisz Żabkę? Uważaj na swoją księgowość – często to się zaczyna niewinnie. Ktoś poleca znajome biuro księgowe, ktoś inny mówi: „bierz księgową od sąsiadki, tanio robi, mi wystarcza”. No i się bierze. A potem… no właśnie – potem jest telefon z Urzędu Skarbowego albo wezwanie z ZUS. I nagle okazuje się, że cały ten „święty spokój” był tylko pozorny. My w swojej pracy widzieliśmy już dziesiątki takich przypadków. Ludzi, którzy prowadzili Żabkę od lat, myśleli, że wszystko działa, aż pewnego dnia okazało się, że ich biuro nie tylko nie działało – ono wręcz szkodziło.

Kiedy franczyzobiorca trafia do nas, najczęściej jest już po pierwszym wezwaniu z Urzędu Skarbowego. A to nie powinno tak wyglądać. Księgowość ma dawać bezpieczeństwo, nie stres. Ale rzeczywistość jest taka, że do nas najczęściej trafiają klienci po przejściach – i prawie zawsze z podobną historią.

Historia jakich wiele: „Myślałem, że skoro księgowa była z polecenia, to będzie dobrze. Spotkałem się z nią osobiście, zrobiła dobre wrażenie – wydawała się pewna siebie, mówiła przekonująco, sprawiała wrażenie, że wie, co robi. Uwierzyłem, że zna się na rzeczy.”

I wtedy zaczyna się analiza. Otwieramy JPK, przeglądamy faktury, pytamy o terminale, o raporty z kasy fiskalnej, o faktury Kar-Tel, o noty księgowe… i nagle wszystko się sypie. Co widzimy najczęściej?

1. Brak wysyłek JPK_V7M i deklaracji ZUS

Biuro „zapomniało”.
Przez 2-3 miesiące nikt nie wysłał deklaracji VAT. ZUS? Ostatni raz rozliczony kilka miesięcy temu. A franczyzobiorca dowiaduje się o tym z pisma z Urzędu Skarbowego czy ZUS, nie od księgowego.

2. Faktury widoczne w systemie urzędu – ale nie w JPK

Urząd Skarbowy ma swoje narzędzia. Widziałeś kiedyś fakturę wystawioną w systemie Żabki, która nie trafiła do księgowości? My tak. Dziesiątki razy. US pyta: „Gdzie ta faktura?”, a biuro księgowe robi wielkie oczy. Bo nawet nie wiedzieli, że ona istnieje.

3. Brakuje połowy kosztów

Nie ma faktur od Kar-Tel, nie ma kosztów za terminale, niezaksięgowane faktury „prywatne” – bo księgowość nie wie, że trzeba ich szukać samodzielnie. A skoro nie ma kosztów, to VAT oraz PIT do zapłaty nagle osiąga gigantyczne rozmiary.

4. Kasa fiskalna?

Jedno z największych źródeł błędów. Albo kasa nie jest ujęta wcale, albo ktoś wpisuje przypadkowe liczby. A Ty, franczyzobiorco, płacisz – za czyjś brak doświadczenia.

5. Noty księgowe i korekty?

Ujęcie not księgowych? Brak.
Faktury korygujące? W ogóle nie wykazane. A przecież to nie są „drobnostki” – to dane, które mają realny wpływ na wysokość podatków.

„Ale to tylko księgowość, przecież wszystko można poprawić…”

Niby tak. Ale powiedz to franczyzobiorcy, który właśnie dostał 500 zł kary za każdą pominiętą fakturę w JPK, kto właśnie musi zapłacić zaległy VAT sprzed dwóch lat, albo kto nie może wziąć kredytu, bo „coś się nie zgadza w PIT”. W praktyce te błędy to nie są drobne potknięcia – to są realne straty finansowe. I to Twoje. Nie biura.

Wiesz, co jest w tym wszystkim najgorsze?

Wszystko da się łatwo uniknąć. Wystarczy mieć księgowość, która zna Żabkę. Księgowego, który wie, co to Kar-Tel czy raport należności.
Księgowość, która nie czeka, aż coś przyniesiesz, tylko sama po to sięga.

Księgowość dla Żabki to nie „Excel i fakturka” – to osobna liga

U nas nie musisz mówić, co to Fiserv, nie tłumaczysz, jak działa BDO. Sami wiemy, co i gdzie pobrać. I co najważniejsze – naprawiamy błędy, zanim zauważy je Urząd Skarbowy. Nie działamy na skróty. Nie pytamy „czy mamy coś wysyłać w tym miesiącu?”. Nie zgadujemy.
Nie ma miejsca na księgowość, która „uczy się na Twoim biznesie”.

Jeśli prowadzisz Żabkę – nie ryzykuj

Nie zostawiaj księgowości w rękach ludzi, którzy nie wiedzą, czym jest nota księgowa we franczyzie Żabki, a plik JPK traktują jak tajemniczy szyfr. Postaw na księgowość, która działa jak partner – nie jak przesyłka „w razie czego”. Jeśli masz wątpliwości, zrób darmową analizę swojego JPK i KPiR. Bez stresu, bez zobowiązań – ale z szansą, że unikniesz poważnych kłopotów.